Клиент: PurrMacka - благотворительный проект и котокафе в Белграде, которое помогает бездомным кошкам.
Ситуация
Сотрудники и волонтёры приходят в приют два раза в день и во время каждой смены фиксируют состояние животных: питание, самочувствие, поведение, медицинские наблюдения, бытовые задачи и закупки. Раньше всё это уходило в Telegram-чат обычными сообщениями.
Такой формат быстро стал узким местом. Данные были неструктурированными, важные детали терялись в переписке, администрации было сложно видеть общую картину, а сотрудникам - передавать задачи между сменами.
Решение
Изначальный запрос был на ИИ-помощника, который собирал бы отчёты из Telegram-чата. После обсуждения с клиентом и изучения процессов мы предложили не использовать ИИ: задача оказалась не про генерацию текста, а про дисциплину данных, удобный ввод и прозрачные статусы.
Вместо этого была собрана Airtable-система с формами, таблицами, дашбордами и автоматизациями. Она учитывает бюджет клиента и реальные рабочие привычки команды.
Что получилось
Сотрудники создают сменные отчёты через структурированные формы. Администрация видит ситуацию в приюте через таблицы и дашборды: по животным, сменам, задачам, закупкам и медицинским событиям.
Отдельно собраны workflow для медицинских работников: обследования, вакцинация, документы котов и история наблюдений. Также появились автоматизированные календари дежурств и система передачи задач между сменами.
Решение получилось дешевле и устойчивее, чем ИИ-надстройка: без сложной разработки, без расходов на токены и без попыток извлекать структуру из хаотичного чата задним числом.